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Slotting, la “ciencia” de la eficiencia

Slotting, la “ciencia” de la eficiencia

Autor: O. Sosa 

Fuente: Logistica 360

El fin de un logístico, entre otras cosas, es buscar brindar el mejor servicio a sus clientes internos y externos, flexibilidad y velocidad para adecuarse a los requerimientos y necesidades de estos, máxima eficiencia en la cadena de suministro, entre otros. Hoy hablaremos de la última en particular y sobre todo enfocada en los almacenes y Centros de Distribución (en adelante almacenes o CDs).

Se ven muchas operaciones logísticas que buscan eficiencias a través de diversas herramientas, como: i) la mejora de procesos, ii) aplicación de herramientas lean, iii) revisión y análisis de flujos, iv) análisis de tiempos y movimientos, entre otras. Sin embargo, una no tan conocida, pero crítica en un almacén, es el slotting.

¿Qué es el slotting?

Slotting, viene de la palabra “slot”, que es la posición o nicho donde se guarda la mercadería. Hay slots de diversos tamaños, dependiendo de la mercadería; sin embargo, los mas comunes son aquellos que guardan un pallet de 1.20 x 1.00 metro en un rack.  Dicho lo anterior, el slotting es una “ciencia” logística importante y estratégica, que lo que busca es encontrar la mejor posición o slot, dentro de todo el almacén, para guardar un producto o mercadería, buscando la optimización de espacios, la mayor eficiencia y el menor movimiento, recorrido o traslado dentro del CD. A pesar de su importancia, es increíble que el slotting sea poco conocido en el mundo logístico o que no exista una buena parte del curso de gestión de almacenes, que explique cómo funciona a detalle y, sobre todo, cómo aplicarlo.

Varias empresas, en la actualidad, buscan hacer más eficientes sus procesos dentro del almacén, sin revisar primero si la forma donde está ubicada su mercadería es la más eficiente. Otras, sin hacer análisis previo, redefinen flujos y lay-outs, y otras inclusive plantean automatizaciones. Son pocas las empresas que trabajan con un almacén bien definido y que, sobre todo, hagan respetar el slotting. Cualquier empresa, antes de rediseñar sus flujos, primero debe ver si la forma en que está almacenando su mercadería es la más conveniente.

Aunque parezca increíble, hay empresas, e inclusive Operadores Logísticos, que no aplican esta técnica tan importante. A continuación, detallamos algunos ejemplos reales:

  • Empresa que tenía dividido su CD en zonas de almacenaje, teniendo definido que familia de productos debería ir en cada zona. Sin embargo, dentro de dicha zona de, por ejemplo, 6 pasillos de rack, con 700 posiciones cada pasillo, el operario era quien definía donde ubicar la mercadería (por ejemplo, terminaban almacenando un producto de alta rotación al fondo del pasillo en el nivel 7, generando un uso de máquina innecesario, mayores tiempos para el picking e inclusive cuellos de botella en campañas).
  • Otra empresa con una estantería con entrepisos, guardaba la mercadería conforme se recibían los contenedores, sin ningún otro criterio. Esto hacía que el picking sea más lento, porque los operarios tenían que recorrer más entre pasillos, ya que muchos de los productos de alta rotación estaban distribuidos al azar entre todos los pasillos.
  • Empresa, que después de fabricar sus productos, los guardaba por familia en su almacén de producto terminado, simplemente respetando almacenar el mismo SKU en la misma zona y no necesariamente por los de mayor rotación. Esto generaba mayores recorridos, puesto que después de un análisis de movimientos, se encontró que varios de los productos con mas movimiento estaban en posiciones lejanas a la entrada/ salida del almacén.
  • Compañía que guardaba la mercadería por jerarquía / marca, para luego enviar a sus sucursales los pedidos armados de esa manera. Había dividido su almacén así, pero en el momento que la mercadería no rotó como estaba planeado y el stock sobrepasó la capacidad de almacenaje, colocó mercadería en pasillos adicionales, lejos de los primeros, generando mayor recorrido; puesto que al momento de pickear un pedido para una tienda para una jerarquía/marca, tenía que no solo ir a las posiciones del primer piso, sino también a las del último piso.
  • Un CD con atención al canal sucursal (mucha profundidad) y al canal web (productos con baja profundidad), que guardaba productos para el canal web en el mismo tipo de racks que usaba para su canal sucursales, generando picking lento, cuellos de botella e incumplimientos en el OTIF, puesto que en una posición rack para una sucursal antes guardaba entre 1 a 3 SKUs, pasando a tener en posiciones rack para web de hasta 150 SKUs.

Los ejemplos anteriores generan diversas ineficiencias, por ejemplo: mayores desplazamientos de personal y máquina, picking más lento, ocupar posiciones privilegiadas para productos de mayor rotación, con productos de lento movimiento, cuellos de botella, colapsos de almacenamiento sin control ni planificación, no atención de pedidos o incumplimiento de fechas de entrega, etc.

¿Qué hacer para implementar el slotting en el CD o almacén?

En resumen, se sugieren realizar los siguientes pasos para implementar el slotting en un almacén:

  1. Definir cuál es la distribución de la mercadería dentro del CD, indicando claramente qué tipo de productos; dependiendo de la división, línea o jerarquía, irán a qué tipo de almacenaje, ejemplo: piso, rack selectivo, pasillo ancho o pasillo angosto, trilateral, estantería, multinivel, rack drive-in, rack push back, etc. Normalmente un tipo de producto va a un tipo de almacenamiento y algunos a más de uno.
  2. Identificar cual es la composición de los productos o SKUs, clasificándolos de mayor a menor rotación (3 o 4 categorías). En caso no se sepa de parte del área comercial cómo será la rotación, se puede tomar como referencia la profundidad. Lo ideal es tener el dato de qué rotación tendrá la mercadería, pero son pocas las empresas donde el área comercial indica que rotación tendrá x, o z mercadería. Un ejemplo extremo, es aquel producto que se compró en una empresa con gran profundidad y por ende fue calificado como A, sin embargo, después de hacer un análisis de movimientos a los 2 meses de almacenado, se detectó que su rotación era baja. Preguntándole a Comercial, se concluyó que se había realizado una compra con un precio tan bajo, que valía la pena sobre stockearse para un año. En otro extremo, en otro ejemplo se compró un producto con pocas unidades y fue calificado como C, enviándose al fondo de los pasillos, en las posiciones más altas; sin embargo, el producto en su totalidad salió en una semana. Los ejemplos citados son excepciones extremas para graficar lo dispares que pueden ser las rotaciones de los productos. Lo que se sugiere, en caso la parte comercial desconozca cómo será la rotación, trabajar con la profundidad y en algunos casos existirán algunas excepciones, las cuales serán mínimas y tendrán que ser corregidas en el tiempo.
  3. Una vez definidas y clasificadas la mercadería por rotación, por ejemplo: A, B y C, siendo A los de mayor y C los de menor rotación; deberá definirse cuántos slots dentro de la zona de este tipo de productos deben ser reservadas para cada tipo de rotación (si puede ser manejada con el WMS, sería mejor).
  4. Definir luego, cuántas unidades o m3 tendrán los productos A, B y C, puede ser una sola regla, o diferentes rangos para cada familia de productos.
  5. Posteriormente, debe definirse una política por escrito respecto a todo lo anterior, la cual debe ser desplegada al personal del almacén y debe ser cumplida desde las puertas de recepción y controladas por un área de control de gestión o de otro nombre, a través de reportes sistémicos.

Ejemplos de buen slotting serían:

  1. Que los productos que más rotan recorran unos cuantos metros dentro del CD, para ser guardados frente a las puertas de salida.
  2. Productos de mayor rotación dentro de una jerarquía, estén en las posiciones más cercanas a la salida o cabecera de los racks o estanterías.
  3. Tener definidos qué productos se guardarán en una estantería y a partir de cuántas unidades; el exceso se guardará en una posición de reserva en rack, a fin de evitar el colapso en época de campaña o sobre stock.
  4. Que los productos que tendrán una vida muy corta dentro del CD, que entraron por cortos días, se tengan en una ruma en una posición de piso frente a la salida, donde más de una persona los pickee a la vez.
  5. Que se tengan posiciones adecuadas según el cliente final (ej. sucursales vs venta web).
  6. No perder ubicaciones de picking, con productos de mucha profundidad, trabajar con posiciones de reserva y en la medida de lo posible con una posición de picking en el primer nivel.
  7. No ocupar una posición reservada para un producto con otro de distinta rotación, así esté vacía, puesto que está esperando la llegada de un producto de una rotación distinta.

Ventajas de usar slotting

  1. Incrementar la eficiencia en procesos de recepción, almacenaje y picking.
  2. Optimizar el uso de recursos, tanto horas hombre, como horas máquina.
  3. Reducir los costos de operación del almacén.
  4. Maximizar y hacer más eficiente el uso de los espacios dentro del almacén.
  5. Trabajar planificadamente los espacios necesarios dentro del almacén.
  6. Ganar velocidad al momento del picking, por ende mejorar el OTIF de los pedidos y el nivel de servicio al cliente.

Inconvenientes para implementar slotting:

  • Se necesita tener un WMS, que ayude a controlar sistémicamente el cumplimiento del slotting definido.
  • La resistencia al cambio por parte del personal del almacén.
  • El pensamiento corto placista del personal del almacén, al no guardar el producto en la posición indicada por el slotting, quizás por no recorrer mayor distancia para un producto con baja rotación, ocupando una cabecera de rack, reservada para un producto de alta rotación.
  • Control riguroso y diario por parte de un ente o área dentro del almacén.
  • Poco conocimiento de cómo aplicarlo dentro de los almacenes.
  • No existen cursos específicos de cómo hacer slotting.

La próxima vez que visite un almacén o CD, analice con ojo crítico si los productos que más rotan están más a la mano y generan el menor traslado de personal y equipos. Además, recuerde que cuanto más temprano se haga correctamente un proceso en logística, mayor eficiencia tendrá en todo el resto de la cadena; un producto mal ubicado complicará el almacenaje, picking y despacho, poniendo en riesgo de incumplimiento el pedido del cliente, ya sea interno o externo.

 



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